Siga estas cinco dicas de contabilidade que podem economizar tempo, dinheiro e aborrecimentos do seu negócio
O aconselhamento financeiro persiste em todos os lugares que nos voltamos: na Internet, no rádio, na TV e em suas caixas de e-mail e correio. Mas o que muitas vezes é esquecido são alguns conselhos contábeis básicos que não apenas podem salvar você ou sua empresa das dificuldades associadas à auditoria, mas também economizar tempo, dinheiro e aborrecimentos a longo prazo. Se sua empresa já tem um contador ou você está procurando contratar um, siga estes cinco importantes conselhos contábeis.
- Seja (ou seja) organizado
O conselho mais simples e talvez mais importante que um contador pode lhe dar é manter-se organizado. Você já ouviu falar que existem “empilhadores e arquivadores” quando se trata de organização. Isso pode ser verdade, mas seja qual for o seu método, saiba onde estão seus documentos quando você precisar deles ou se eles são exigidos pela Receita Federal. Quanto mais organizados forem seus papéis e arquivos eletrônicos, menor será a probabilidade de você ter problemas em suas questões financeiras, sejam elas voltadas para impostos ou não.
- Mantenha as despesas de negócios separadas
Uma parte importante de ser organizado é categorizar adequadamente suas despesas como comerciais ou pessoais. Certifique-se de manter as despesas de negócios separadas – não diga a si mesmo que não há problema em borrar a linha ou “falsificá-la”. Se ou quando você tiver uma auditoria – interna ou externa – certamente surgirão dúvidas sobre quaisquer despesas comerciais questionáveis que possam de fato ser pessoais. Manter as despesas comerciais e pessoais separadas também garantirá que você não pague acidentalmente uma despesa comercial com seus fundos pessoais sem reembolso. Alguns contadores gostam de dizer: “Se você quer reduzir suas despesas comerciais, reduza suas despesas pessoais”. Essa é uma maneira indireta de dizer mantê-los separados.
- Documentar Despesas Comerciais
Enquanto você mantém suas despesas de negócios separadas daquelas que são pessoais, certifique-se de criar – e manter – um registro em papel de suas despesas de negócios. É claro que muitos desses registros de despesas também podem estar em formato eletrônico, mas você entendeu. Quanto mais documentação você mantiver sobre suas despesas comerciais, melhor. Simplificando, para cada despesa, documente e seja capaz de responder a estas perguntas:
- Quem fez a despesa?
- O que foi comprado?
- Onde foi feita a compra?
- Quando ocorreu a transação?
- Por que o item ou serviço foi necessário? e
- Quanto isso custou?
- Faça uma auditoria interna
Quando seus documentos estão em ordem, você separou com sucesso suas despesas pessoais e comerciais e tem suas despesas documentadas, você terá pouco com o que se preocupar quando for auditado. E a melhor maneira de se preparar para uma auditoria do IRS é realizar uma auditoria interna. Quando seu contador realiza uma auditoria interna, você pode sentir que sua empresa está sendo virada do avesso. É, e tudo bem. Melhor virar seu negócio do avesso e fazer correções em seus registros financeiros em uma auditoria interna do que ter que responder ao Tio Sam na forma de multa.
- Arquivar e pagar impostos
Acima de tudo, talvez o melhor conselho que um contador sábio lhe dará seja arquivar e pagar seus impostos na hora. Apenas no nível federal, existem pelo menos cinco formas de imposto que se aplicam às empresas. São eles: imposto de renda, imposto estimado, imposto de trabalho autônomo, impostos trabalhistas (Segurança Social, Medicare, imposto de renda federal retido na fonte e imposto federal de desemprego) e imposto de consumo. Estes são adicionais a quaisquer impostos estaduais e locais, que variam de acordo com a localização do seu negócio. As penalidades financeiras por falta de registro, falta de pagamento, falta de pagamento de imposto estimado e cheque/pagamento desonrado (“devolução”) têm o potencial de causar um revés financeiro significativo ao seu negócio ou até mesmo encerrá-lo. Ter um excelente contador na equipe – ou contratar uma empresa de contabilidade – para cumprir seus prazos de declaração e pagamento de impostos é ainda melhor do que fazer isso sozinho.